Аудит медицинской документации

В работе любого медицинского учреждения крайне важную роль играет правильность документооборота. Правила оформления бумаг зависят не только от общих нормативов, установленных законодательно, но и от внутреннего устава организации. В процессе работы абсолютно все сотрудники — от руководящего персонала и бухгалтера до медсестер — должны заполнять определенные документы.

Бланки, справки, договоры, которые подписываются в клинике, должны строго соответствовать нормам. Это можно проверить с помощью аудита медицинской документации. Требование вести документооборот по определенной установленной форме возникает из-за необходимости предоставлять структурированные отчеты в контролирующие органы. Когда они составлены правильно, регулировать и контролировать деятельность организации на всех этапах существенно проще. Также с помощью правильного ведения документов можно избежать лишнего вмешательства во внутренние процессы учреждения со стороны высшего руководства.

Особенности документооборота

Процесс управления медицинским учреждением во многом зависит от тщательного изучения процессов и принципов оформления документации. Полный документооборот предполагает систему заполнения, обработки, взаимодействия документов внутри организации. Благодаря ему руководитель может оценить эффективность как отдельных сотрудников, так и всего предприятия в целом, а впоследствии оптимизировать работу для получения большей прибыли.

Клиники должны вести, а также хранить определенный набор документов:

  • медицинские карты пациентов;
  • договоры, информированные согласия на получение медицинской помощи;
  • согласия на обработку персональных данных;
  • квитанции об оплате услуг;
  • журналы стерилизации, учета дезинфекционных средств, вентиляции, смывы, бак. посевы, ТБО, утилизация и т.д.;
  • рентгены: Доз-1, Доз-3, приказы, журналы, паспорта;
  • ППК (план производственного контроля);
  • трудовые договоры, инструктажи персонала, медкнижки;
  • договоры на техническое обслуживание оборудования.

В общем доступе (на информационном табло, а также в вестибюле, на сайте) должны быть:

  • прайс-лист с перечислением услуг;
  • правила их предоставления;
  • расписание работы учреждения (по дням, часам приема);
  • информация о сотрудниках учреждения с указанием их образования и квалификации;
  • положение о гарантии (с указанием времени, в течение которого пациенты могут потребовать возмещения средств);
  • лицензии на осуществление медицинской деятельности;
  • книга отзывов и предложений.

Правила аудита

Аудитом называют проверку документов организации на их соответствие текущему законодательству. В частных клиниках (вне зависимости от их специализации), поликлиниках, стоматологических и диагностических центрах проверка находится в ведении Росздравнадзора, а также Роспотребнадзора. Правильно заполненная документация гарантирует защиту прав не только потребителей, но и сотрудников, а также самого учреждения. Поэтому при подготовке к очередной проверке рекомендуется заказывать аудит имеющихся документов.

Для проведения экспертизы специалистами компании «МедКонсалтинг» можно выслать ряд образцов документов, а также заказать данную услугу «под ключ», когда проверена будет вся документация. Так, проверке подлежат:

  • договор на оказание услуг;
  • бланки согласия пациентов на оказание услуг;
  • бланк акта о предоставлении услуг;
  • план проведения лечебных мероприятий;
  • памятка с рекомендациями по уходу;
  • положение о гарантийных обязательствах.

По окончании проверок организации будет предоставлен полный перечень выявленных недочетов и спорных моментов с подробными рекомендациями по их исправлению. 

Этапы проведения аудита

Аудит проводится экспертами в несколько этапов.

1-ый этап

  1. Эксперт выезжает в медицинское учреждение и устанавливает наличие либо отсутствие требуемой медицинской документации.
  2. Анализ соответствия всей имеющейся медицинской документации по ее форме, содержанию требованиям законодательства России.
  3. Анализ материально-технической базы лечебно-профилактического учреждения на соответствие лицензионным требованиям, а также СанПиН и санитарно-противоэпидемическому режиму.

По результатам проведенного аудита составляется подробный письменный отчет, в котором указывается, какие медицинские документы подверглись проверке и каковы ее результаты. Также перечисляются все обнаруженные несоответствия и рекомендации по их устранению.

2-ой этап

  1. Приведение всей имеющейся документации, в которой были обнаружены недочеты, в соответствии с требованиями законодательства РФ, а также подготовка, правильное оформление всех отсутствующей документации.
  2. Приведение прейскуранта к номенклатуре, подготовка к заключению ДМС контрактов.
  3. Подготовка документов к проведению лицензирования.

3-ий этап

Возможно проведение аудита не только документации, но и всей деятельности организации. При выборе такой услуги дополнительно проводятся:

  1. Аудит коммерческой деятельности медицинской организации, а также поиск точек роста, возможностей для устранения недочетов.
  2. Аудит системы продаж, маркетинга.
  3. Налаживание системы увеличения дохода медицинской организации.

Вы можете обратиться к экспертам компании «МедКонсалтинг» для проведения плановых (ежегодных), а также внеплановых аудитов медицинской документации. Эксперты осуществят независимую экспертизу полученных данных, установят степень соответствия документации требованиям закона, а также предоставят рекомендации по устранению выявленных нарушений. Регулярная оптимизация документооборота позволят избежать неприятностей при проверках контролирующими органами. 

Комплекс услуг по получению мед.лицензии

  • Консультация эксперта - БЕСПЛАТНО!
  • Сбор и проверка документов для сдачи в лицензирующий орган - 3 дня
  • Подача заявления в Департамент Здравоохранения г. Москвы. (Министерство Здравоохранения РФ для Московской обл.) - 1 день
  • Сопровождение выездной проверки лицензирующего органа.
  • Устранение возможных замечаний проверяющих экспертов, по результатам проверки лицензирующего органа.
  • Получение медицинской лицензии и передача заказчику сразу в день выдачи

Стоимость работ наших экспертов и список необходимых документов Вы можете узнать по телефону +7 495 128–16–60

    получите
    бесплатную консультацию